Qu’est-ce que le mode collaboratif
Quels sont les différents modes collaboratifs disponibles ?
Le mode collaboratif « organisation »
Le mode collaboratif « équipe »
Comment activer le mode collaboratif ?
Comment changer rapidement le statut de mes marchés à statuer ?
Quelle est la différence entre la gestion des droits et la gestion des équipes ?
Qu’est-ce que le mode collaboratif
Le mode collaboratif vous permet de partager les marchés aux autres personnes de votre organisation/équipe afin d’avoir un suivi commun des marchés. Toutes les informations modifiées sur un marché (statut, commentaire, champs personnalisés …) seront automatiquement visibles par les autres personnes de votre équipe/organisation .
NB : En mode collaboratif les favoris sont remplacés par les statuts qui sont également personnalisables comme les favoris.
Quels sont les différents modes collaboratifs disponibles ?
Il existe 2 modes collaboratifs disponibles :
Mode organisation : Toutes les informations sont partagées à toutes les personnes qui ont un accès à la plateforme INSIGHT.
Mode équipe : Vous pouvez créer des équipes qui correspondent à votre organisation (service, agence …). Les informations sont partagées entre personne de la même équipe mais ne sont pas visibles par les personnes d’une autre équipe. Le mode équipe permet également à une direction de voir les marchés de chaque équipe qu’elle gère.
1 - Mode collaboratif « organisation »
Exemple : Une société de X personnes où toute le monde travaille ensemble sur les marchés et se partage les informations.
Tous les marchés ajoutés/modifiés par l’une des personnes de l’entreprise A sont automatiquement visibles par les autres personnes de l’entreprise A .
La modification d’un statut, commentaire … d’une des personnes sur l’un des marchés entrainent la modification pour toutes les autres personnes.
2 : Mode collaboratif « équipe »
Exemple : Une société avec une direction qui gère plusieurs entreprises/services ou chaque société/service doit voir ses propres marchés et pas ceux des autres équipes avec une visualisation consolidée pour la direction.
Chaque équipe A et B est indépendante et suit ses propres marchés.
Chaque personne de chaque équipe voit uniquement ses marchés et pas ceux de l’autre équipe.
Une personne de la direction peut affecter des marchés à l’une des 2 équipes et peut accéder aux marchés suivis de chaque équipe.
Le mode équipe est très utilisé pour les sociétés qui ont des équipes regroupées par secteur géographique ou par service (un service appel d’offre pour répondre aux marchés publics , un service prospection qui suit les projets)
Comment activer le mode collaboratif ?
Pour activer le mode collaboratif, merci de contacter le service client support@spigao.com afin de vous accompagner dans la mise en place du mode collaboratif. (Organisation > configuration > Mode collaboratif)
Comment créer les équipes ?
L’administrateur de votre plateforme INSIGHT (par défaut le signataire du contrat) peut créer les équipes et ajouter les personnes dans chaque équipe depuis le Menu Administration > Gestion des équipes
J’utilise déjà Insight en mode NON collaboratif, que se passe-t-il lorsque j’active le mode collaboratif ?
CAS 1 : vous activez le mode Collaboratif ORGANISATION => tous les anciens marchés de chaque utilisateur ayant un favori seront automatiquement convertis en statut et partagés aux autres utilisateurs. Si certains marchés n’étaient pas convertis automatiquement, un onglet marché à statuer dans marchés suivis vous invite à définir le statut des marchés restants.
CAS 2 : vous activez le mode Collaboratif EQUIPE => tous les anciens marchés mis en favoris seront dans un onglet « marché à statuer » afin de définir le statut et à quelle équipe vous souhaitez l’affecter
Comment changer rapidement le statut de mes "marchés à statuer" ?
Afin d'affecter rapidement vos marchés à statuer dans les bonne équipes, procéder ainsi :
- cliquez sur l'onglet marchés à statuer,
- dans la colonne favori, sélectionner un favori afin que tous les favoris identiques soient affichés
- sélectionnez les tous
- cliquez sur le drapeau (qui permet de choisir le statut)
- sélectionnez le statut équivalent et l'équipe dans lequel le marché doit apparaitre puis cliquez sur valider.
L'ensemble des marchés se retrouve directement dans la bonne équipe avec le bon statut.
Répétez l'opération pour chacun des autres favoris. Dès que tous vos marchés auront un statut, l'onglet marchés à statuer disparaitra.
Quelle différence entre la gestion des droits et la gestion des équipes ?
Exemple : si vous souhaitez qu'une partie de vos utilisateurs téléchargent le DCE. Vous créez un groupe "utilisateurs" sans le droit de télécharger le DCE et un groupe " télé DCE" avec le droit de télécharger le DCE. Seules les utilisateurs présents dans le groupe "télé DCE" pourront télécharger les DCE, les autres utilisateurs pourront le voir mais ne pas le télécharger.